En 2025, el manejo de viáticos volvió al centro de las conversaciones internas en muchas empresas. Ya no es solo un tema de gastos de viaje, sino una parte clave de la operación y, sobre todo, de la relación con el SAT y con el talento.
El cambio no es sutil. El SAT está siendo más estricto, los topes fiscales se movieron, y el trabajo remoto introdujo nuevas zonas grises que antes ni se consideraban. Para muchas áreas de Recursos Humanos y Finanzas, eso implica revisar procesos que ya llevaban años funcionando “más o menos” y que ahora requieren ajustes de fondo.
Las empresas que no actualicen sus políticas pueden terminar perdiendo deducciones fiscales o generando conflictos innecesarios con sus propios colaboradores. Aquí van los cinco cambios que realmente están moviendo la aguja este año.
1. Validación más estricta del SAT sobre comprobación de viáticos
Uno de los ajustes más importantes tiene que ver con cómo se comprueban los gastos. Ya no basta con presentar un CFDI y decir que fue “por trabajo”. El SAT está pidiendo algo más: coherencia entre el gasto y la actividad laboral realizada. Si alguien viajó, debe haber evidencia de que ese viaje tenía un propósito vinculado con la operación de la empresa.
Esto implica que ahora se debe documentar más. Una junta, una capacitación, una reunión con cliente… Lo que sea que haya motivado el gasto debe estar registrado. Si no hay respaldo claro, el gasto puede quedar fuera de la deducción, aunque exista el comprobante.
Para las empresas, esto implica revisar procesos internos. Ya no se puede dejar en manos del colaborador justificar después. Hay que establecer controles claros desde el inicio: cuándo se aprueba el gasto, en qué condiciones, y cómo se comprobará después. Todo debe cuadrar: el motivo, el lugar, la fecha y el tipo de gasto.
2. Nuevos topes fiscales para deducibilidad en 2025
Este año también se actualizaron los límites diarios deducibles en rubros como alimentos, hospedaje y transporte. Estos cambios son relevantes porque, si bien los montos se ajustaron, en muchos casos siguen por debajo de lo que realmente cuesta viajar en ciertas ciudades, tanto dentro como fuera del país.
El impacto directo está en que si se rebasa el tope y no hay justificación clara, ese excedente se convierte en gasto no deducible. Y eso se traduce en impacto fiscal para la empresa. En destinos internacionales, el riesgo es mayor, porque los costos suelen ser más altos y el margen de error, más estrecho.
La solución está en prevenir: mantener actualizados los topes, asegurarse de que el personal conozca esos límites, y establecer reglas claras sobre cómo justificar gastos que los excedan. También es importante que quienes aprueban los gastos tengan criterio y conozcan las reglas fiscales. No es un tema menor. Un error en este punto puede costar más de lo que parece.
3. Mayor exigencia en el registro y control de anticipos
Los anticipos de viáticos también están bajo la lupa. El SAT ahora exige que estos anticipos se registren correctamente en la contabilidad, que se comprueben en tiempo y forma, y que cualquier sobrante sea devuelto. Esto puede parecer básico, pero en la práctica, sigue habiendo muchas fallas.
Es común que se dupliquen registros, que no se registre el anticipo como tal o que se pierda el control sobre lo que se devolvió o no. El problema no es solo fiscal, también afecta la operación diaria. Los cierres contables se complican, los reembolsos se retrasan y se genera desconfianza interna.
Lo que están haciendo muchas empresas es implementar controles digitales, aunque sea con herramientas básicas. Otras optan por software especializado. Lo importante es que exista un sistema que dé seguimiento desde que se entrega el anticipo hasta que se comprueba o se devuelve lo no utilizado. No hacerlo, tarde o temprano, genera problemas.
Desde Recursos Humanos, también es útil revisar la política de reembolsos: cuánto tiempo tiene el colaborador para comprobar, qué pasa si no lo hace, y cómo se comunica eso al equipo. Porque al final, lo que no se aclara, se interpreta mal.
4. El trabajo remoto y los viáticos “difusos”
Una de las consecuencias del trabajo híbrido ha sido el surgimiento de gastos que ya no son tan fáciles de clasificar. Antes, los viáticos estaban ligados a un viaje o a una comisión fuera de oficina. Hoy, los límites son menos evidentes.
¿Una comida con cliente en la ciudad aplica como viático si el colaborador trabaja desde casa? ¿Un Uber a un coworking se puede reembolsar? ¿El pago extra de internet por una videollamada importante entra como gasto laboral?
El SAT aún no ha definido lineamientos claros para estos casos. Por eso, las empresas tienen que establecer sus propias reglas. Algunas deciden no incluir nada que no implique un traslado a otra ciudad. Otras están abriendo la puerta a cubrir ciertos gastos locales, siempre que estén bien justificados.
Aquí lo más importante es la consistencia. No se trata solo de autorizar o no ciertos gastos, sino de aplicar los mismos criterios para todos. Definir bien qué entra como viático, bajo qué condiciones, y cómo se debe comprobar, evita malentendidos y protege tanto a la empresa como al colaborador.
Para Recursos Humanos, este tema también tiene un ángulo de cultura organizacional. Cuando los criterios no están claros, se genera frustración. Cuando sí lo están, hay transparencia y se evitan conflictos.
5. Cambios en políticas internas de empresas líderes
Mientras algunas organizaciones siguen viendo los viáticos como un gasto que hay que controlar, otras ya entendieron que también pueden ser una herramienta para mejorar la operación y fortalecer la relación con el equipo. Y lo están aplicando en sus políticas internas.
Lo que estas empresas están haciendo incluye procesos más rápidos para reembolsos, uso de apps o plataformas que permiten registrar gastos en tiempo real, y una diferenciación de montos de acuerdo con el nivel del puesto o el tipo de viaje. También están capacitando tanto a quienes viajan como a quienes autorizan y revisan.
En viáticos, la clave está en la claridad y la actualización
El resultado no solo es un mejor control fiscal. También hay un impacto en la experiencia del colaborador. Un proceso ágil y justo transmite profesionalismo y genera confianza. Lo contrario, en cambio, puede deteriorar la relación interna más de lo que parece.
Actualizar la política de viáticos es también una oportunidad para alinear procesos, expectativas y responsabilidades. No es solo evitar errores: es cuidar el clima laboral y proteger a la empresa frente a revisiones fiscales.
Si tu empresa ya está revisando sus políticas de viáticos, es buen momento para reforzar también lo básico. Te recomendamos revisar el artículo de Runa, donde explican con claridad los fundamentos del cálculo y la correcta aplicación de viáticos. Tener ese marco bien entendido facilita cualquier ajuste que venga después, ya sea fiscal, operativo o cultural.
